Viele werden es kennen: Sie suchen ein bestimmtes Dokument auf dem Schreibtisch, aber am Arbeitsplatz haben sich in letzter Zeit viele andere Verbrauchsmaterialien und Dokumente angesammelt. Die richtige Organisation und Ordnung am Arbeitsplatz spielt eine sehr wichtige Rolle für die Produktivität und Effektivität beim Arbeiten. Natürlich nimmt die richtige Organisation des Arbeitsplatzes eine gewisse Zeit in Anspruch. Allerdings wird sich diese Zeit lohnen!
Im Folgenden werden verschiedene Tipps und Strategien beschrieben, wie Sie Ihren Arbeitsplatz besser und effektiver organisieren können.
Tipps für die Organisation am Arbeitsplatz im Büro
1. Arbeitsplatz aufräumen
Der erste Schritt besteht darin, die unnötigen Dinge loszuwerden, die wertvollen Platz am Schreibtisch beanspruchen. Kontrollieren Sie alle Papierstapel und entsorgen Sie die Dokumente, die Sie definitiv nicht mehr brauchen. Am Ende bleibt nur ein kleiner Teil übrig, das sind die notwendigen Gegenstände, die Sie für Ihre tägliche Arbeit benötigen.
2. Arbeitsplatz ordnen
Schauen Sie sich im nächsten Schritt Ihre Möbel, Regale und Schubladen genau an. Platzieren Sie einen Mülleimer neben dem Stuhl, damit Sie nicht immer aufstehen müssen, um den Müll zu entsorgen. Verstauen Sie die wichtigsten Unterlagen und Gegenstände griffbereit in den Schränken und Schubladen, damit Sie immer einen einfachen Zugriff auf wichtige Unterlagen haben. Die Verwendung von Ordnern, Ablagekörbe, Sammelmappen und Archivboxen kann dabei helfen, Ordnung zu halten. Derartigen Bürobedarf finden Sie bei Rössler.
3. Schreibtisch organisieren
Die Organisation des Schreibtisches ist sehr wichtig. Platzieren Sie auf dem Schreibtisch nur Verbrauchsmaterialien und Gegenstände, die Sie täglich gebrauchen. Zur Standard Ausstattung gehören Ihr Computer, Ihr Telefon, einige Stifte, ein Notizblock und ein Hefter.
Die Gegenstände, die Sie am häufigsten verwenden, sollten immer erreichbar sein. Die Gegenstände, die Sie seltener verwenden, sollten sich in der Nähe befinden. Die Gegenstände, die Sie selten oder nie benutzen, können ruhig in einem Schrank aufbewahrt werden, der sich nicht unmittelbar in der Nähe Ihres Arbeitsplatzes befinden muss.
Es ist auch empfehlenswert, ein sogenanntes System für neue Papiere zu entwickeln, damit Sie eingehende Dokumente sofort zuordnen können. Achten Sie darauf, dass Sie sich keine Dokumente ansehen und sie dann wieder auf Ihren Schreibtisch legen. Das Wichtigste an der Organisation ist die Kontinuität, damit Ihr Schreibtisch auch dauerhaft organisiert ist.
4. Entwickeln Sie ein Ablagesystem
Das passende Ablagesystem passt zu Ihrer Arbeitsweise. Abhängig von Ihren persönlichen Vorlieben können Sie alphabetisch, nach Projekt, nach Client oder nach einer anderen für Sie geeigneten Methode archivieren.
Für die elektronische Dokumentenablage sollten Sie dieselbe Methode verwenden. Sortieren, archivieren und löschen Sie regelmäßig elektronische und gedruckte Dokumente, um Unordnung zu vermeiden.
Eine Hauptliste (Index) von Dateinamen kann dazu beitragen, das Erstellen von Duplikaten beim Hinzufügen neuer Dateien zu vermeiden und die Organisation für neue Dateien, Clients und Projekte aufrechtzuerhalten. Außerdem ist ein Ablagesystem ein großartiges Werkzeug, das Ihre Kollegen einfach nachvollziehen können, wenn Sie im Urlaub oder auf Geschäftsreise sind.
Bewahren Sie die neuesten Dokumente für den sofortigen Zugriff vorne in der Datei auf und überprüfen Sie die Richtlinien zur Aufbewahrung von Datensätzen Ihres Unternehmens, um sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Datensätze wegwerfen. Archivieren Sie ältere Datensätze in Bankboxen oder investieren Sie in einen digitalen Scanner, um Dokumente elektronisch zu speichern.
5. Das passende Zeitmanagement
Die Führung einer laufenden Aufgabenliste kann sicherstellen, dass Sie im Zeitplan liegen und dass Termine und Fristen eingehalten werden. Nehmen Sie sich jeden Tag eine Stunde Zeit, um einen Zeitplan für den folgenden Tag zu erstellen. Planen Sie für jede Aufgabe etwas mehr Zeit ein, da immer etwas Unerwartetes dazwischen kommen kann und Sie dann einen Zeitpuffer haben. Erstellen Sie jeden Tag einen Zeitplan. Nach ein paar Wochen bekommen Sie ein besseres Gefühl für die einzelnen Tätigkeiten und wie viel Zeit sie in Anspruch nehmen. Hierzu können Sie auch eine App nutzen, die allerdings synchronisiert sein sollte. Wenn Sie große Projekte in kleinere Schritte aufteilen und die Tageszeit für die einzelnen Schritte einplanen, können große Aufgaben in kurzer Zeit erledigt werden. Der Kalender ist das am meisten vernachlässigte Werkzeug im Zeitmanagement. Die Mehrheit der Leute planen nur Besprechungen und Termine ein. Sie planen keine Zeit für die dazwischen zu erledigende Arbeit. Sie erstellen eine Aufgabenliste auf Papier oder in ihrem Kopf.
6. Digital organisieren
Elektronisch organisiert zu sein ist genauso wichtig wie physisch organisiert zu sein. Erstellen Sie für jeden Client und jedes Projekt unterschiedliche Ordner und Unterordner in Ihrem E-Mail-Posteingang. Wenn neue E-Mails eingehen, können Sie schnell reagieren und diese archivieren. Auf diese Weise können Sie, wenn eine neue E-Mail eingeht, darauf reagieren und sie dann in dem entsprechenden E-Ordner ablegen.
Die digitale Dokumentenspeicherung sollte so eingerichtet sein, dass sie Ihr physisches Ablagesystem widerspiegelt, und Ordner und Unterordner zum Speichern von Datensätzen und Dokumenten enthalten. Für archivierte Materialien kann ein Cloud-basierter Speicheranbieter eine hervorragende Möglichkeit sein, abgeschlossene Projekte oder Dateien zu speichern, die Sie nicht jeden Tag benötigen.
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